Preparação
Os documentos passam por um processo para os tornarem aptos a digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.

Digitalização
Esta é a etapa de colocar o documento no scanner e a partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.

Indexação
O documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a este documento seja rápido e preciso.

Controle de Qualidade
Todas as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas, a fim de verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.


Todo o trabalho realizado é gravado em algum meio magnético ou óptico, ficando disponível para consulta e impressão.

Hoje o meio de armazenamento mais utilizado é o CD-R ou DVD-R, pelo seu baixo custo, por sua rapidez de acesso à informação, pela sua capacidade de armazenamento e por manter a integridade dos dados por um tempo incomparável a qualquer outro meio magnético.

Ainda no processo de digitalização, podemos utilizar várias tecnologias de indexação de documentos, tecnologias estas como o OCR (Optical Character Recognition) - reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem.

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